Ako pripraviť klientov na e-faktúru: postup a šablóny e-mailov

Stav k 19. októbru 2026. Vychádzame zo zákona o DPH v znení účinnom od 1. 1. 2027 (novela č. 385/2025 Z. z.) a z materiálov Finančnej správy SR. Ak sa niečo zmení, článok aktualizujeme.

V diskusiách účtovníkov sa stále opakuje rovnaký obraz: klienti nevedia, čo majú urobiť, alebo predpokladajú, že všetko vybaví účtovník. Kancelárie preto rozposielajú informačné e-maily, zbierajú splnomocnenia a odporúčajú konkrétneho poštára. Tento článok dáva celý postup dokopy, vrátane hotových e-mailov pre jednotlivé typy klientov. Ak potrebujete najprv prehľad samotnej povinnosti, začnite kompletným návodom k e-faktúre od 1. 1. 2027.

Ako roztriediť klientov pred e-faktúrou

Rozhodujú dve otázky: či je klient platiteľ DPH (registrovaný podľa § 4, 4b alebo 4c) a kto za neho vystavuje faktúry. Z toho sa dá odvodiť, čo každý klient potrebuje:

Niekoľko pravidiel, o ktoré sa tabuľka opiera:

• Prijať e-faktúru musí každá osoba, ktorej platiteľ dodáva tovar alebo službu, pri ktorej musí vyhotoviť e-faktúru (§ 71 ods. 5). Finančná správa výslovne menuje živnostníkov, slobodné povolania, samostatne hospodáriacich roľníkov aj ľudí, ktorí prenajímajú nehnuteľnosti.
• Neplatiteľ e-faktúry vyhotovovať nemusí, aj keby to od neho odberateľ-platiteľ žiadal. Môže fakturovať ako doteraz.
• Oslobodené plnenia podľa § 28 až 43 a § 47 povinnosť vyhotoviť e-faktúru nemajú. Platiteľ, ktorý prenajíma nehnuteľnosť s oslobodením podľa § 38 ods. 3, teda e-faktúru za nájom vyhotoviť nemusí. Ak sa nájom zdaňuje, e-faktúra je povinná a splátkový kalendár ako súhrnná faktúra už nestačí: treba e-faktúru za každé opakované dodanie.
• Klient bez DIČ sa do siete nedostane. Výber poštára na portáli finančnej správy je možný len pre subjekt s prideleným a oznámeným DIČ a správca dane ho prideľuje do 30 dní od žiadosti.

Čo potrebuje ktorý typ klienta

Platiteľ DPH, ktorý fakturuje sám

Potrebuje fakturačný alebo účtovný program, ktorý vytvorí e-faktúru vo formáte Peppol BIS Billing 3.0 a odovzdá ju poštárovi. Za deň vyhotovenia sa považuje deň, keď faktúru odovzdá poštárovi, a dátum vyhotovenia na faktúre sa má s týmto dňom zhodovať. S týmito klientmi si preto dohodnite jednoduché pravidlo: faktúra sa odosiela v deň vystavenia a opravuje sa dobropisom cez poštára. Podrobnosti sú v článku o lehote na vyhotovenie a odoslanie e-faktúry.

Platiteľ DPH, za ktorého fakturuje kancelária

Tu je najviac práce na strane kancelárie. Kancelária potrebuje u klientovho poštára oprávnenie e-faktúry v jeho mene odosielať a klient musí podklady na fakturáciu dodať tak, aby sa faktúra stihla odoslať do 15 dní od dodania. Pevný termín na podklady (napríklad do 3. pracovného dňa po skončení mesiaca) je tu dôležitejší ako kedykoľvek predtým.

Neplatiteľ a prenajímateľ

Stačí im príjem. Ak sú to malí klienti s niekoľkými faktúrami mesačne, finančná správa sama odporúča zvážiť jednoduché bezplatné riešenie. Pre kanceláriu je dôležité, aby sa z tejto schránky dali doklady dostať do účtovníctva, buď cez prístup účtovníka, alebo exportom.

Klient s oslobodenými plneniami

Aj on musí vedieť prijímať, lebo jeho dodávatelia-platitelia mu budú posielať e-faktúry. Za vlastné oslobodené plnenia e-faktúru vyhotovovať nemusí. Ak ju pošle cez poštára dobrovoľne a uvedie na nej IČ DPH, systém podľa finančnej správy údaje oznámi tak či tak, lebo nerozlišuje právny dôvod vystavenia.

Zastupovanie na portáli FS a výber poštára cez VPDS

Poštára si subjekt vyberá v aplikácii VPDS na portáli finančnej správy. Po prihlásení (eID alebo menom a heslom do osobnej internetovej zóny) aplikácia ukáže subjekty, za ktoré používateľ koná na základe autorizácie, zastupovania alebo nástupníctva. Osobitné „splnomocnenie na e-faktúru“ finančná správa nezaviedla, rozhodujú existujúce oprávnenia na portáli.

Ako to prebieha:

1. Vyberiete poskytovateľa (prípadne jeho sprostredkovateľa) zo zoznamu.
2. Vyberiete daňový subjekt, teda klienta. Ak ho v zozname nevidíte, chýba vám autorizácia alebo zastupovanie pre tento subjekt.
3. Vyplníte kontaktný e-mail a telefón klienta, na ktoré sa ozve poštár.
4. Udelíte povolenie na odovzdanie údajov poskytovateľovi a žiadosť odošlete.
5. Verifikačný token príde do schránky správ na portáli FS a poštár ho môže pri registrácii vyžadovať.

Výber vo VPDS nie je zmluva. Je to prejav záujmu a registrácia vznikne až uzavretím zmluvy s poštárom. Ak sa poštár neozve, výber sa dá zopakovať aj u iného poskytovateľa.

Kto má držať prístup k poštárovi

Manuál finančnej správy z 26. 8. 2026 odporúča, aby mal podnikateľ vlastný prístup do zvoleného riešenia a externému účtovníkovi udelil len prístup na spracovanie dokladov. Ak klient zmení účtovníka, doklady aj jeho Peppol identita mu zostanú a nič sa nemusí ručne preposielať ani exportovať.

Pre kanceláriu z toho plynú tri praktické zásady:

• Konto u poštára zakladajte na klienta (jeho e-mail, jeho zmluva), nie na všeobecnú adresu kancelárie.
• Kancelária má mať pridelený prístup účtovníka alebo export, nie heslo klienta.
• Pri každom klientovi si zapíšte, ktorého poštára má a kto má prístup. Na príjem môže mať jedno DIČ len jedného poštára. Ak klient poštára zmení, prechod prebieha cez migračný kód bez výpadku príjmu.

Ako vyberať poskytovateľa a koľko to stojí, rozoberáme v článku Poštár pre e-faktúru: ako vybrať poskytovateľa.

Časový plán do konca roka 2026

Posledný riadok nie je formalita: finančné riaditeľstvo 1. januára 2027 vymaže z evidencie poskytovateľa, ktorý do 15. decembra 2026 nepreukáže, že vie automaticky oznamovať údaje z e-faktúr (§ 85o ods. 19 písm. a).

Šablóny e-mailov pre klientov

Šablóny sú zámerne krátke a bez odborných pojmov. Hranaté zátvorky nahraďte údajmi kancelárie. Každý e-mail končí jednou konkrétnou úlohou a termínom, lebo práve to klientom v informačných e-mailoch najčastejšie chýba.

1. Platiteľ DPH, ktorý fakturuje sám

Predmet: Od januára posielate faktúry inak – čo treba urobiť do [termín]

Dobrý deň, [meno],

od 1. januára 2027 musia platitelia DPH posielať faktúry iným firmám a živnostníkom ako e-faktúry. Nie je to PDF v e-maile, ale súbor, ktorý sa odosiela cez certifikovanú službu, tzv. digitálneho poštára. Cez neho budete faktúry aj prijímať.

Čo potrebujeme od vás do [termín]:

1. Napíšte nám, v akom programe faktúry vystavujete.
2. Potvrďte, že súhlasíte s poštárom [názov] (odporúčame ho, lebo sa napája na váš program aj na naše účtovníctvo), alebo nám dajte vedieť, ak už nejakého máte.
3. Po registrácii nám u poštára pridajte prístup pre účtovníka na adresu [e-mail kancelárie].

Jedna dôležitá zmena: faktúru odošlite v ten istý deň, ako ju vystavíte, najneskôr do 15 dní od dodania. Faktúra, ktorá zostane neodoslaná v programe, sa nepočíta.

S pozdravom [meno, kancelária]

2. Platiteľ DPH, za ktorého faktúry vystavujeme my

Predmet: E-faktúry od januára – potrebujeme od vás dve veci do [termín]

Dobrý deň, [meno],

od 1. januára 2027 sa vaše faktúry budú posielať odberateľom ako e-faktúry cez digitálneho poštára. Faktúry za vás budeme vystavovať a odosielať naďalej my.

Aby to fungovalo, potrebujeme:

1. Váš súhlas, že pre vás zaregistrujeme poštára [názov]. Zmluvu s ním budete mať na svoje meno a vlastný prístup, my budeme mať prístup na vystavovanie a spracovanie dokladov.
2. Podklady na fakturáciu vždy do [deň] v mesiaci. Faktúru musíme odoslať najneskôr do 15 dní od dodania, preto neskoré podklady už nebude možné dobehnúť.

Ďakujeme [meno, kancelária]

3. Neplatiteľ DPH (živnostník alebo firma)

Predmet: Aj vy budete od januára potrebovať schránku na e-faktúry

Dobrý deň, [meno],

od 1. januára 2027 vám dodávatelia, ktorí sú platiteľmi DPH (napríklad telefón, internet, energie, materiál), budú posielať faktúry len ako e-faktúry. Aby ste ich dostali, potrebujete bezplatnú alebo lacnú schránku u tzv. digitálneho poštára. Je to povinné aj pre neplatiteľov.

Svoje faktúry odberateľom môžete posielať ako doteraz.

Čo urobiť do [termín]: odpíšte nám „súhlasím“ a schránku u poštára [názov] vám pomôžeme zriadiť. Prístup budete mať vy, my budeme mať prístup na stiahnutie dokladov do účtovníctva.

S pozdravom [meno, kancelária]

4. Prenajímateľ (fyzická osoba)

Predmet: Prenájom a e-faktúry od januára 2027

Dobrý deň, [meno],

od 1. januára 2027 musí vedieť prijímať elektronické faktúry každý, kto podniká, a to aj ten, kto len prenajíma byt alebo nebytový priestor. Finančná správa to uvádza výslovne.

Nájomníkom môžete faktúry alebo výzvy na platbu posielať ako doteraz. Potrebujete však schránku, kam vám prídu faktúry od platiteľov DPH, napríklad za opravy či energie.

Čo urobiť do [termín]: potvrďte nám, že vám máme zriadiť bezplatnú schránku u poštára [názov]. Ak máte prenájom v bezpodielovom spoluvlastníctve, napíšte nám, kto z manželov je uvedený v nájomnej zmluve.

S pozdravom [meno, kancelária]

5. Pripomienka pre klientov, ktorí nereagovali

Predmet: Pripomienka – do 1. januára zostáva [počet] dní

Dobrý deň, [meno],

ešte nemáme vašu odpoveď k e-faktúram. Od 1. januára 2027 vám bez schránky u digitálneho poštára nebudú chodiť faktúry od dodávateľov a nebudeme ich môcť zaúčtovať.

Stačí odpísať jedno slovo: „súhlasím“. O zvyšok sa postaráme.

[meno, kancelária]

Pri klientoch s oslobodenými plneniami použite šablónu pre neplatiteľa a doplňte vetu: „Za vaše služby oslobodené od DPH e-faktúru vystavovať nemusíte, ale prijímať ju musíte vedieť.“

Checklist pre kanceláriu

1. Ku každému klientovi zapíšte typ (platiteľ, neplatiteľ, prenajímateľ, oslobodené plnenia, § 5) a kto vystavuje faktúry.
2. Overte, či má klient pridelené DIČ.
3. Overte, či ho vidíte vo VPDS, teda či máte platné zastupovanie alebo autorizáciu.
4. Pošlite e-mail podľa typu a zaznamenajte, kedy odišiel a či klient odpovedal.
5. Zapíšte zvoleného poštára, kto podpísal zmluvu a kto má prístup.
6. Overte, ako sa doklady od tohto poštára dostanú do účtovného programu (pozri e-faktúry do POHODY, OMEGY, Money a MRP).
7. Otestujte jednu prijatú e-faktúru ešte v decembri.
8. Klientom, ktorí fakturujú sami, pošlite pravidlo „odoslať v deň vystavenia“.
9. Nastavte si pripomienku na druhú polovicu decembra pre tých, ktorí nereagovali.

Časté otázky

Musí mať poštára aj klient, ktorý nie je platiteľ DPH?

Áno. Od 1. 1. 2027 musí vedieť prijať e-faktúru každý, komu platiteľ DPH dodáva tovar alebo službu v tuzemsku, teda aj neplatiteľ, živnostník či prenajímateľ. Neplatiteľ však e-faktúry vyhotovovať nemusí a svoje faktúry môže posielať ako doteraz.

Môže účtovná kancelária vybrať poštára za klienta?

Výber v aplikácii VPDS na portáli finančnej správy môže urobiť používateľ, ktorý za klienta koná na základe autorizácie alebo zastupovania. Výber je len prejav záujmu, zmluvu s poštárom uzatvára klient. Niektorí poskytovatelia vyžadujú, aby registráciu urobila osoba oprávnená konať za firmu.

Kto má mať prístup k poštárovi, klient alebo účtovník?

Finančná správa v manuáli z 26. 8. 2026 odporúča, aby mal vlastný prístup podnikateľ a účtovníkovi udelil prístup na spracovanie dokladov. Pri zmene účtovníka tak klientovi zostanú doklady aj jeho Peppol identita.

Čo ak klient nemá DIČ?

Bez DIČ sa poštár vo VPDS vybrať nedá, lebo identifikátor v sieti má tvar 0245:DIČ. Klient musí požiadať správcu dane o registráciu na daň z príjmov a pridelenie DIČ, čo môže trvať až 30 dní. Preto je vhodné žiadosť podať najneskôr v novembri 2026.

Musí prenajímateľ, ktorý je platiteľ DPH, vystavovať e-faktúry za nájom?

Ak je nájom nehnuteľnosti oslobodený od dane podľa § 38 zákona o DPH, e-faktúru vyhotoviť nemusí. Ak sa nájom zdaňuje, e-faktúra je povinná za každé opakované dodanie a splátkový kalendár ako súhrnná faktúra už nestačí. Prijímať e-faktúry musí vedieť v oboch prípadoch.

Oplatí sa čakať na tolerančné obdobie v roku 2027?

Nie. Tolerančné obdobie od 1. 1. do 30. 6. 2027 je k 19. 10. 2026 len vládny návrh v prvom čítaní (tlač 1454). Aj keby bol schválený, odpúšťa iba pokuty za oneskorené vyhotovenie a chyby v oznamovaní, nie povinnosť e-faktúry posielať a prijímať.

Zdroje

1. Zákon č. 222/2004 Z. z. o DPH, znenie účinné od 1. 1. 2027 — § 71 ods. 5, § 76a, § 85o
2. Zákon č. 385/2025 Z. z., ktorým sa mení zákon o DPH — vyhlásené znenie
3. Finančná správa: Najčastejšie otázky a odpovede k eFaktúre — verzia z 12. 10. 2026
4. Finančná správa: Povinná elektronická fakturácia od 1. 1. 2027 (manuál) — 26. 8. 2026, prístup podnikateľa a účtovníka
5. Príručka k výberu poskytovateľa doručovacej služby (VPDS) — verzia 05, 8. 9. 2026
6. Zoznam certifikovaných poskytovateľov doručovacej služby — stav k 16. 10. 2026
7. Aplikácia pre výber certifikovaného poskytovateľa doručovacej služby
8. STORMWARE: Digitálny poštár a Peppol v POHODE — registrácia osobou oprávnenou konať za firmu, tvrdenie výrobcu
9. NR SR: vládny návrh novely zákona o DPH, tlač 1454 — tolerančné obdobie, návrh