Evidencia klientov v Exceli vs. v aplikácii: úprimné porovnanie
Stručne
Excel stačí, kým klientov eviduje jeden človek, klientov je zhruba do desiatky-dvoch a termíny si účtovník drží v hlave alebo v kalendári. Láme sa, keď na tých istých klientoch pracuje tím: treba zdieľať stav úloh, pripomínať klientom termíny, mať históriu komunikácie, zastupovať kolegu, obmedziť, kto čo vidí, a vedieť, kto čo zmenil. Aplikácia pre účtovné kancelárie, napríklad SHANOON (od 79 € mesačne bez DPH do 25 klientov), tieto veci rieši priamo, no stojí peniaze a nastavenie. Rozhodnutie nie je o tom, čo je modernejšie, ale o tom, koľko času a rizika vás dnes stojí tabuľka.
Stav k 19. októbru 2026. Ceny a funkcie SHANOON sú podľa cenníka a stránky integrácií k tomuto dátumu; článok sa nevenuje účtovnému programu, ktorý ostáva v oboch prípadoch rovnaký.
Kedy Excel úplne stačí
Excel (alebo Google Sheets) je dobrá evidencia klientov, ak platí väčšina z týchto bodov:
- pracujete sami alebo s jedným kolegom, ktorý do evidencie nezasahuje,
- máte rádovo 10–20 klientov a poznáte ich naspamäť,
- služby sú podobné (mesačné účtovníctvo, DPH, ročné priznanie) a termíny máte v kalendári,
- s klientmi komunikujete z jednej schránky a nikto iný ju nepotrebuje čítať,
- nepotrebujete preukazovať, kto a kedy údaj zmenil.
Typický príklad: samostatný účtovník s desiatimi klientmi. Tabuľka so stĺpcami IČO, DIČ, IČ DPH, kontakt, služby, mesačná cena, termín dokladov a poznámka mu pokryje všetko podstatné. Aplikácia by mu ušetrila málo času a pridala mesačný náklad. Ak taký účtovník začína, praktické tipy na prvé kroky sú v článku Ako začať vlastnú účtovnú prax.
Kde sa Excel láme
Problémy neprichádzajú naraz. Zvyčajne sa ukážu, keď pribudne prvý kolega, prvá dlhšia dovolenka alebo prvý klient, ktorý sa sťažuje, že mu nikto nepripomenul termín.
Zdieľanie v tíme
Tabuľka ukazuje stav, ale nie prácu: nevidíte, kto na čom práve robí, čo je rozpracované a čo čaká na klienta. Stĺpec „stav“ sa aktualizuje ručne, a teda nepravidelne. Pri viacerých ľuďoch vznikajú paralelné poznámky v osobných zošitoch.
Termíny a pripomienky
Excel termín zobrazí, ale sám nikomu nepripomenie, že klient ešte neposlal doklady, ani že sa blíži DPH. Opakujúce sa termíny (mesačné, štvrťročné, ročné) treba každý mesiac prepisovať alebo kopírovať. Pripomínanie klientom je ručná práca — a práve tá sa v uzávierke vypúšťa ako prvá. Systém uzávierok a pripomienok podrobne rozoberá článok Chýbajúce doklady od klientov.
História komunikácie
Čo ste klientovi písali, je v osobnej schránke toho, kto písal. Tabuľka z toho zachytí nanajvýš poznámku „poslané 3. 10.“. Keď klient tvrdí, že informáciu nedostal, alebo keď ho preberá iný účtovník, hľadá sa po schránkach.
Zastupovanie
Keď je kolega na PN, zastupujúci potrebuje vedieť, čo je u jeho klientov rozpracované, čo sa čaká a čo klientom sľúbil. Z tabuľky a cudzej schránky sa to skladá ťažko. Ako zastupiteľnosť nastaviť procesne, popisuje článok Zastupiteľnosť v účtovnej kancelárii.
Prístupy a audit
Kto má súbor, vidí všetkých klientov. Obmedziť, aby účtovník videl len svojich klientov, a mať záznam, kto čo zmenil, je v jednom zdieľanom súbore ťažké. Ešte horšie je, ak sa v tabuľke držia aj prístupové údaje ku klientským portálom.
Verzie súboru
„Evidencia_2026_final_v3.xlsx“ v prílohe e-mailu, druhá kópia na disku kolegyne a tretia v zdieľanom priečinku — každá s trochu inými údajmi. Ak sa súbor neupravuje na jednom mieste, prestáva byť zdrojom pravdy.
GDPR
Evidencia klientov obsahuje osobné údaje (kontaktné osoby, telefóny, e-maily, pri SZČO aj ďalšie údaje). Nariadenie (EÚ) 2016/679 vyžaduje primerané technické a organizačné opatrenia na bezpečnosť spracúvania vrátane schopnosti zabezpečiť dôvernosť a integritu (čl. 32 ods. 1). Tabuľka poslaná e-mailom, uložená na viacerých počítačoch bez riadenia prístupu, sa obhajuje ťažšie než systém s rolami a záznamom zmien. Pri akomkoľvek cloudovom nástroji — aj pri zdieľanom Exceli — zároveň platí, že poskytovateľ je sprostredkovateľ a treba mať s ním zmluvu podľa čl. 28.
Čo prináša aplikácia ako SHANOON
SHANOON je webová aplikácia pre účtovné kancelárie, ktorá beží vedľa účtovného programu (nie je to účtovný program). Oproti tabuľke pridáva tieto veci:
- Karta klienta: IČO, DIČ, IČ DPH, kontaktné osoby, služby, ktoré klientovi poskytujete, zodpovedný účtovník a stav klienta (aktívny, pozastavený, archivovaný), s vyhľadávaním a filtrami.
- Onboarding checklist: pri novom klientovi kroky zo šablóny (napr. splnomocnenie, prístupy na portály) s prehľadom „hotové vs. chýba“, priradené konkrétnemu účtovníkovi s termínom.
- Tikety a opakované úlohy: úlohy viazané na klienta a službu, so stavmi vrátane „čaká na klienta“, prioritami, v kanbane aj v zozname. Opakované tikety vznikajú podľa plánu (napr. mesačné DPH, mzdy).
- Automatické pripomienky klientom e-mailom a SMS podľa typu služby a termínu, zo šablón s premennými. Ak je úloha splnená, pripomienka sa nepošle; dá sa vypnúť pre konkrétneho klienta a vedie sa záznam o odoslaní.
- E-mail v aplikácii: Gmail, Microsoft 365 alebo IMAP, zdieľaná aj osobná schránka, vlákna sa automaticky priraďujú ku klientom. AI triedi poštu a navrhuje odpovede, ale sama nikdy neodošle.
- Roly a prístupy: admin, účtovník, asistent; účtovník vidí len svojich klientov; pri zastupovaní dočasný prístup k cudziemu klientovi s platnosťou od–do; audit log zmien.
- Dokumenty: trezor s tagmi, zdieľanie s klientmi, verziovanie a audit log.
- Termíny kancelárie na nástenke (vždy najbližší dátum) a upozornenia na tikety pred splatnosťou a po nej.
- Čas a fakturácia: evidencia času na tikety, hodinové sadzby podľa účtovníka, klienta alebo služby, služby s fixnou cenou a podklad k fakturácii s exportom do PDF a XML (UBL, Peppol BIS) (samotnú faktúru vystavíte vo fakturačnom programe).
Čo SHANOON nerobí: účtovníctvo, mzdy, podávanie daňových priznaní, párovanie bankových platieb ani vyťažovanie dokladov. Na to ďalej slúži váš účtovný program a nástroje okolo neho — prehľad kategórií je v článku Softvér pre účtovnú kanceláriu.
Porovnanie: Excel vs. aplikácia
| Oblasť | Excel / zdieľaná tabuľka | Aplikácia ako SHANOON |
|---|---|---|
| Cena | v rámci licencie Office alebo zadarmo | od 79 € mesačne bez DPH |
| Rozbeh | okamžite | demo, import klientov, nastavenie služieb a sadzieb |
| Karta klienta | stĺpce podľa vás, voľný formát | pevná štruktúra (IČO, DIČ, IČ DPH, kontakty, služby, zodpovedný účtovník, stav) |
| Opakujúce sa úlohy | ručné kopírovanie | opakované tikety podľa plánu |
| Pripomienky klientom | ručne z vlastnej schránky | automaticky e-mailom a SMS, nepošle sa pri splnenej úlohe |
| História komunikácie | v osobných schránkach | vlákna priradené ku klientovi, zdieľaná schránka |
| Zastupovanie | odovzdanie súboru a hesiel | dočasný prístup k cudziemu klientovi od–do |
| Kto čo vidí | kto má súbor, vidí všetko | roly; účtovník vidí len svojich klientov |
| Kto čo zmenil | ťažko dohľadateľné | audit log zmien |
| Verzie | riziko viacerých kópií | jedno miesto, verziovanie dokumentov |
| Flexibilita | úplná | v rámci funkcií aplikácie |
| Vhodné pre | samostatného účtovníka, malý počet klientov | tím, ktorý zdieľa klientov a termíny |
Koľko to stojí
Ceny SHANOON mesačne bez DPH (stav k 19. 10. 2026):
| Balík | Cena | Počet klientov |
|---|---|---|
| Štart | 79 € | do 25 |
| Rast | 119 € | do 50 |
| Kancelária | 199 € | do 150 |
| Biznis | na mieru | podľa dohody |
Rozdiely medzi balíkmi (napríklad počet používateľov a ďalšie limity) uvádza cenník. Samoobslužná registrácia nie je, začína sa demom.
Pri porovnaní s Excelom je užitočné prepočítať, koľko času mesačne stojí ručné pripomínanie klientom, kopírovanie opakovaných úloh a dohľadávanie e-mailov pri zastupovaní. Ak to v kancelárii robí jeden človek pár minút, aplikácia sa ťažko zaplatí. Ak to robí tím niekoľko hodín v každej uzávierke, výpočet vychádza inak.
Ako prebieha prechod z Excelu
Prechod do SHANOON začína demo hovorom. Podľa FAQ na webe: „Po demo hovore nastavíme vašu subdoménu, importujeme klientov a nastavíme služby a sadzby.“
Aby import prebehol hladko, oplatí sa tabuľku pripraviť vopred:
- Jeden riadok = jeden klient, bez zlúčených buniek a medzisúčtov.
- Oddeľte stĺpce IČO, DIČ, IČ DPH, názov, kontaktnú osobu, e-mail a telefón — nie všetko v jednej bunke.
- Zjednoťte názvy služieb (napr. „mesačné účtovníctvo“, „DPH mesačne“, „mzdy“), aby sa dali priradiť ku klientom.
- Doplňte zodpovedného účtovníka ku každému klientovi.
- Spíšte sadzby — fixné ceny služieb a hodinové sadzby, ak fakturujete aj čas.
- Odstráňte z tabuľky heslá a prístupové údaje; do evidencie klientov nepatria.
- Vyraďte neaktívnych klientov alebo ich označte, aby sa dali importovať ako archivovaní.
- Dohodnite dátum, od ktorého sa Excel prestane upravovať, aby nevznikli dve paralelné evidencie.
Časté otázky
- Stačí účtovníkovi na evidenciu klientov Excel?
- Pre samostatného účtovníka s malým počtom klientov, napríklad desiatimi, zvyčajne áno: tabuľka s IČO, DIČ, kontaktmi, službami a termínmi pokryje podstatné. Excel prestáva stačiť, keď na klientoch pracuje tím a treba zdieľať stav úloh, pripomínať klientom termíny, zastupovať kolegov a riadiť, kto čo vidí.
- Aké sú najväčšie nevýhody evidencie klientov v Exceli?
- Excel sám nepripomína termíny ani klientom nepíše, opakované úlohy treba ručne kopírovať, história komunikácie zostáva v osobných schránkach, ťažko sa obmedzuje, kto vidí ktorých klientov, a vznikajú viaceré verzie súboru. Pri zastupovaní kolegu sa stav jeho klientov skladá z tabuľky a cudzej schránky.
- Koľko stojí SHANOON?
- K 19. októbru 2026 mesačne bez DPH: Štart 79 eur do 25 klientov, Rast 119 eur do 50 klientov, Kancelária 199 eur do 150 klientov a Biznis na mieru. Samoobslužná registrácia nie je, začína sa demom.
- Ako prebieha prechod z Excelu do SHANOON?
- Po demo hovore sa nastaví subdoména kancelárie, importujú sa klienti a nastavia sa služby a sadzby. Pomôže, ak má tabuľka jeden riadok na klienta, oddelené stĺpce pre IČO, DIČ a kontakty, zjednotené názvy služieb a zodpovedného účtovníka pri každom klientovi.
- Nahradí SHANOON účtovný program?
- Nie. SHANOON je webová aplikácia, ktorá beží vedľa účtovného programu. Eviduje klientov, úlohy, termíny, poštu a čas a pripomína klientom termíny. Účtovníctvo, mzdy, daňové priznania, párovanie platieb ani vyťažovanie dokladov nerobí.
- Je evidencia klientov v Exceli v poriadku z pohľadu GDPR?
- GDPR nepredpisuje konkrétny nástroj, ale vyžaduje primerané technické a organizačné opatrenia na bezpečnosť osobných údajov. Pri Exceli to znamená jeden súbor na kontrolovanom mieste, obmedzený prístup, žiadne kópie v e-mailoch a žiadne heslá v tabuľke. Pri cloudovom úložisku treba mať s poskytovateľom zmluvu o spracúvaní.
Zdroje
- SHANOON: cenník — ceny a balíky k 19. 10. 2026
- SHANOON: integrácie
- Nariadenie (EÚ) 2016/679 (všeobecné nariadenie o ochrane údajov) — čl. 28 (sprostredkovateľ), čl. 32 (bezpečnosť spracúvania)
- Microsoft: Co-author a workbook — spolupráca viacerých ľudí na súbore v OneDrive